قسم شؤون الطلبة

 

  • كلمـــــة رئيس القســــــــم:

          المقدمة:

يمثل قسم التسجيل وشؤون الطلبة في رئاسة الجامعة أحد الاقسام العلمية المهمة اذ يعتبر حلقة وصل مهمة بين الطالب ورئاسة الجامعة  ويعمل بهدف مساعدة الطلبة على مواصلة تعليمهم وإيجاد الحلول لمشكلاتهم في كافة المجالات ويحرص على تقديم العديد من الخدمات والتسهيلات التي تكفل القيام بتسجيل الطالب واحتضانه من لحظة قدومه للجامعة مستجداً وحتى مغادرته لها متخرجاً , وقد سعى قسم التسجيل برئاسة الجامعة الى أعادة النظر في الهيكل التنظيمي  لقسم التسجيل من أجل تحقيق الانسجام والتوافق بين الهيكل التنظيمي لرئاسة الجامعة من جهة وبين التوسع الحاصل في كليات الجامعة واستحداث عدد من الاقسام العلمية من جهة اخرى  اذ تم استحداث أربعة شعب هي (شعبة الادارة والتسجيل, شعبة القبول المركزي, شعبة التدريب الصيفي, شعبة تصديقات الوثائق) بالإضافة الى عدد من الوحدات التي تقع ضمن هذه الشعب لتلبية المتطلبات المتزايدة لطلبة الجامعة والمتزامنة مع زيادة عدد كلياتها وأقسامها , بالإضافة الى قيامه بمتابعة إجراءات عمل شعب التسجيل في كليات الجامعة وتزويدها بكل التعليمات والضوابط الخاصة بشؤون الطلبة , وقد رافق ذلك قيام قسم التسجيل بتفعيل البريد الالكتروني لقسم التسجيل والشعب التابعة له في الكليات من خلال مساندة مركز الحاسبة برئاسة الجامعة من أجل سرعة أنجاز العمل وتوفير الوقت والجهد بدلاً من ضياعه في المخاطبات الورقية الروتينية  , كذلك تم تصميم برنامج ارشفه لأرشفة أضابير الطلبة وأخر للمتابعة لتحديد الاجابات المتأخرة التي لم تصل ضمن السقف الزمني اضافة الى انجاز العديد من الأعمال الاخرى التي تقع ضمن مهام ومسؤوليات قسم التسجيل , اذ كان هنالك  دور كبير للسيد مساعد رئيس الجامعة  للشؤون العلمية الاستاذ الدكتور محمد قاسم حلو في ابداء المساعدة وفسح المجال لتبادل الآراء والمقترحات فيما يخص تنظيم ومتابعة ودعم الاداء الخاص بقسم التسجيل وشؤون الطلبة .

  • التوصيف الإداري: (قسم)

  • تأريخ التأسيس أو الاستحداث: تم استحداث قسم شؤون الطلبة مع تأسيس الجامعة في عام 2007

  • الجهة العليا التي يرتبط بها القسم: يرتبط قسم التسجيل وشؤون الطلبة بمكتب السيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون العلمية .

  • الهيكل التنظيمي و الاداري: يضم القسم (8) موظفين موزعين حسب عناوينهم والمهام المكلف بها كل موظف في الشعب المدرجة أدناه :

  1. شعبة الإدارة والتسجيل .

  2. شعبة القبول المركزي .

  3. شعبة التدريب الصيفي .

  4. شعبة تصديقات الوثائق .

 

  • ملخص عن عمل القسم:   تتجسد مهام قسم التسجيل وشؤون الطلبة بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية فنية كانت أم إدارية بدءاً من قبول الطالب في الجامعة ولغاية تخرجه بالمتابعة والتنسيق بين الكليات على ضوء الأهداف العامة ومتطلبات تطوير المجتمع ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العليا ، وتنظيم وتنسيق قبول الطلبة فهو حلقة الوصل بين الطالب والجامعة من جهة وبين الكليات ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي والجهات الخارجية من جهة أخرى اذ يُعنى بتطبيق الأسس والتعليمات الصادرة من قبل وزارة التعليم العالي  إلى جانب حرصها على التوجيه والإشراف بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية التي تنجز عن طريق شعب التسجيل في الكليات ومن المؤكد فأن رسالة القسم لا يمكنها ان تتحقق دون تفاعل ومساندة الادارة العليا في الجامعة لعمل واجراءات قسم التسجيل وشؤون الطلبة .

  • رؤية القسم : يسعى قسم التسجيل وشؤون الطلبة الى تحقيق كل ما من شانه مساعدة الطلبة ومعالجة حالاتهم الدراسية وفق الضوابط والتعليمات الوزارية وتبسيط الاجراءات الخاصة بشؤون الطلبة ونقلها جذرياً من الوسائل التقليدية الى الوسائل التقنية الحديثة لضمان اجراءات قبولهم وتسجيلهم في كليات جامعتنا بشكل سهل لتحقيق التميز وتطوير العمل وضمان جودة الاداء.

  •      صورة رئيس القسم:   

 

  • اعمال ومهام ودور القسم: لكل وحدة وشعبة

  1. وحدة الدراسات الصباحية: والتي تكون تابعة إلى شعبة القبول المركزي

الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

  • متابعة أوامر قبول الطلبة من خريجي الدراسة الإعدادية أو قبول الطلبة من النصف الأول من خريجي الاعداديات الإسلامية أو الـ (5) الأوائل من كل اختصاص على مستوى العراق من خريجي الاعداديات المهنية أو الطلبة 10% الأوائل من خريجي المعاهد في الدراسة الصباحية.

  • متابعة التغيرات التي تحصل في نتائج القبول المركزي للطلبة المقبولين وأيضاً أوامر الانتقال والاستضافة وتعديل الترشيح.

 

  1. وحدة الدراسات المسائية: والتي تكون تابعة إلى شعبة القبول المركزي

الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

  • متابعة قبول الطلبة من خريجي الدراسة الإعدادية للسنوات الماضية أو خريجي الاعداديات المهنية أو خريجي المعاهد في الدراسة المسائية.

  • ومتابعة التغيرات التي تحصل على الطلبة المقبولين وأوامر الانتقال والاستضافة.

 

  1. وحدة الخريجين: والتي تكون تابعة إلى شعبة الإدارة والتسجيل

الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

  • متابعة بيانات الطلبة الخريجين بعد إصدار الأمر الجامعي وذلك من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالطلبة الخريجين وبعد انتهاء العام الدراسي.

  • إرسال نسخة من بيانات الطلبة الخريجين لهذا العام إلى مركز الحاسبة في الجامعة لغرض نشرها في موقع الجامعة.

  1. وحدة قاعدة البيانات: تكون تابعة إلى شعبة الإدارة والتسجيل

الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

  • إعداد قاعدة بيانات متكاملة بكل ما يخص الطلبة من قبول الطالب لحين تخرجه.

  • تزويد الوزارة أو أي جهة معنية أخرى بالبيانات التي تخص الطلبة وتشمل أعداد الطلبة, وخطة القبول, أعداد الخريجين, التحديث الشهري للطلبة حسب الكليات, عدد الطلبة المشاركين بالامتحانات ونسبة المشاركة والنجاح والرسوب.

  1. وحدة التصديقات: والتي تكون تابعة إلى شعبة التصديقات والوثائق

الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

  • انجاز إجراءات المصادقة على الوثائق الدراسية وتأييد التخرج للطلبة المتخرجين وباللغتين العربية والانكليزية.

  • المصادقة على السيرة الدراسية للطلبة الذين يرغبون بالانتقال للدراسة خارج العراق والذين لم يكملوا دراستهم الجامعية.

ج.  متابعة وتصديق وثائق الطلبة الخريجين من كليات جامعتنا في وزارة الخارجية الذين يرغبون بذلك.

  1. وحدة الوثائق: والتي تكون تابعة إلى شعبة التصديقات والوثائق الأسباب الموجبة تنظيم العمل بما يتعلق بـــ :

أ. انجاز المخاطبات الرسمية الخاصة بالوثائق الدراسية وتأييد التخرج.

ب. تدقيق ترجمة ومعدلات الوثائق الواردة للجامعة من الكليات.

إنجاز إجراءات حصول الخريجين على الشهادات الجدارية باللغتين العربية والانكليزية.

د. إعداد قاعدة بيانات بالطلبة المزورين ومتابعة ما تم اكتشافه أثناء التدقيق أو عند ورود كتب صحة الصدور.

 

 

  • موقع القسم : يقع القسم في الطابق الأول من بناية رئاسة الجامعة ويضم ثلاثة غرف موزعة عليها الشعب التابعة للقسم .

 

 

 

  • كادر القسم :

ت

اسم الموظف

العنوان الوظيفي

دائم/عقد/ أجير

المهام المكلف بها

1

ماجد عبد الزهرة عمران

ماجستير تربية

دائم

مدير القسم

2

حاتم محمد ساجت

رئيس ملاحظين فني

دائم

معاون مدير القسم

3

عائدة عبد الحسين حسين

كاتب أقدم

دائم

م. شعبة تدقيق الوثائق

4

هالة ميثم صكر

بايلوجي

دائم

م. شعبة التدريب الصيفي

5

نجم عبد الزهرة متعب

كاتب

دائم

م. شعبة التسجيل

6

ختام واشي هنيدي

كاتب أقدم

دائم

الصادر والوارد والحفظ

7

عباس  رزاق عبد

م.ملاحظ فني

دائم

كاتب طابعة

 

 

  • معلومات الاتصال بالقسم : affairs.students@mu.edu.iq

 

 

 

 

 

 

 

  • منجزات القسم منذ التأسيس:

1ــــ لغرض استيعاب اعداد الطلبة المتزايد والمقبولين في كليات جامعة المثنى وبهدف تنسيق العمل وانسيابية قسم التسجيل وشؤون الطلبة تم استحداث الوحدات التالية :

أــــ  وتتضمن:- (وحدة الدراسات الصباحية, وحدة الدراسات المسائية) والتي تكون تابعة الى شعبة القبول المركزي .

ب ــــــ وتتضمن:- (وحدة الخريجين, وحدة قاعدة البيانات) والتي تكون تابعة الى شعبة الادارة والتسجيل.

ج ـــــ وتتضمن:- (وحدة التصديقات , وحدة الوثائق) والتي تكون تابعة الى شعبة التصديقات والوثائق.

2ـــــ استحداث برنامج الارشفة والتي تتضمن :-

  • مسح الصور ضوئيا وتكون بملفات محفوظة بمعايير عالمية مفتوحة مثل(pdf) والتي توفر امكانية تعدد الصفحات في ملف وحيد مع امكانية استعراضها.

  • يقوم القسم بأرشفة الوثائق الالكترونية والتعامل معها وليس الاكتفاء بتحويل الوثائق عن طريق الماسح الضوئي .

 

3ــــــ استحداث برنامج المتابعة والذي يتضمن متابعة الكتب الوزارية من الوزارة والكتب الصادرة من القسم واجابات الكليات ومتابعة الاجابة التي تتطلب سقف زمني .

 

3 ـــ ( الاستحداثات )

أ ـــ تم استحداث قسم اللغة الانكليزية في كلية التربية للعام الدراسي 2013/2014 وتم قبول (58) طالب وطالبة .

ب ـــ استحداث قسم الهندسة المعمارية في كلية الهندسة للعام الدراسي 2013/2014 وتم قبول ( 36 ) طالب وطالبة.

ج ــــ استحداث قسم معلم الصف الاول في كلية التربية الاساسية للعام الدراسي 2013/2014 وتم قبول                     ( 192 ) طالب وطالبة .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • احصائيات عن القسم منذ التأسيس :

((الطلبة المقبولين))

  • تم قبول الطلبة للعام الدراسي 2013/2014 ولكافة قنوات القبول حيث بلغ عدد الطلبة المقبولين ( 3177 ) في الدراسة الصباحية موزعة على ( 12 ) كلية وبمختلف الاقسام وعدد الطلبـــــــــة المقبولين في الدراسة المسائية ( 679 ) موزعــــــة على ( 5 ) كليـــــــات وهي ( التربية للعلوم الانسانية ، الادارة والاقتصاد ، التربية الاساسية ، القانون ، العلوم ).

  • في عام 2014/2015 بلغ عدد الطلبة المقبولين في الدراسة الصباحية ولكافة قنوات القبول (7641) موزعين على (15) كلية بعد استحداث (3)كليات (الصيدلة-الآداب-التربية للعلوم الصرفة) وفي الدراسة المسائية(2612) موزعين على الكليات الخمسة المذكورة أنفاً .

  • في عام 2015/2016 بلغ عدد الطلبة المقبولين في الدراسة الصباحية ولكافة قنوات القبول (10462) موزعين على (15) كلية وفي الدراسة المسائية(2539) موزعين على الكليات الخمسة المذكورة أنفاً أيضاً .

 

((الطلبة الخريجين))

  • للعام الدراسي 2013/2014 حيث بلغ عدد الطلبة الخريجين ( 942 ) طالب وطالبة طالب وطالبة في الدراسات الصباحية و( 228 ) طالب وطالبة في الدراسات المسائية

  • في العام الدراسي 2014/2015 بلغ عدد الطلبة الخريجين في الدراسات الصباحية (1286) طالب وطالبة و(434) طالب وطالبة في الدراسات المسائية .

  • في العام الدراسي 2015/2016 بلغ عدد الطلبة الخريجين في الدراسات الصباحية (1913) طالب وطالبة و(753) طالب وطالبة في الدراسات المسائية .

 

 

 

 

 

  • صور عن القسم :